การปรับปรุงขั้นตอนการจัดซื้อเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ กรณีศึกษา บริษัทผลิตชิ้นส่วนยานยนต์

Abstract

การวิจัยพบว่าปัญหาที่เกิดขึ้นความซ้ำซ้อนในขั้นตอนการขอใบเสนอราคาและความล่าช้าในการตอบ กลับราคาผู้ขอสั่งซื้อ มีสาเหตุมาจาก มีความถี่ในการสั่งซื้อสินค้ารายการเดิม ซึ่งต้องทำการขอใบเสนอราคาทุกครั้งที่ทำการสั่งซื้อ เสียเวลาในการรอราคาจากซัพพลายเออร์นาน จึงได้มีการศึกษาขอมูลย้อนหลัง 6 เดือน ตั้งแต่เดือนเมษายน-เดือนกันยายน พบว่า มีการสั่งซื้อสินค้ามาที่แผนกจัดซื้อ ทั้งหมด 5 รายการที่มีความถี่ในการสั่งซื้อบ่อย ต้องทำการขอราคาจากซัพพลายเออร์ จำนวน 4909 ครั้ง ผู้ศึกษาจึงได้เสนอแนวทางการแก้ไข คือ การปรับปรุงขั้นตอนการจัดซื้อเพื่อลดเวลาและเพิ่มประสิทธิภาพในการตอบกลับราคาให้กับผู้ร้องขอสั่งซื้อโดยการเสนอแนวทางลดขั้นตอนการขอใบเสนอราคาโดยการจัดทำ Master Price Approve เมื่อได้รับการแก้ไขปัญหาพบว่าทำให้ปัญหาการทำงานซ้ำซ้อนและปัญหาการตอบกลับราคาผู้ขอซื้อลดลง เนื่องจากไม่ต้องขอราคาผู้ขอซื้อสามารถใช้ราคาจาก Master Price Approve ได้เลย ส่งผลให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น

The result showed that, the duplication in ordering process and the delay in answering of the users. The problem was the users need to request for the quotation for the same item even they have been ordered the same products. Beside, the supplier wasted their time. The researcher studied the information from April to September 2017. There were five products that the users ordered within this period of time to the procurement department that the suppliers needed to replete in requesting for the price for 4,909 times. The study was proposed as a solution. Improvement the purchasing process to reduce time and increase efficiency to reply on the price to user. By creating Master Price Approve as a tool. The company implemented this tool and it helped to solve the problems and improved the efficiency for procurement department. When the problem is resolved. Cause redundancy issues and problem the reply price to user become lower. Not request quotation but user can use master price approve. As a result, work more efficiently.