ระบบสำนักงานไร้เอกสารเพื่อการลดต้นทุน กรณีศึกษา แผนกจัดซื้อ บริษัท XXX จำกัด

Abstract

ระบบสำนักงานไร้เอกสารเป็นระบบการทำงานที่มีประสิทธิภาพ ทำให้เกิดการทำงานที่เป็นระบบ ช่วยลดปริมาณกระดาษในสำนักงานที่ส่งผลต่อการเกิดต้นทุน รวมถึงสามารถช่วยอนุรักษ์สิ่งแวดล้อม และส่งเสริมให้เกิดภาพลักษณ์ที่ดีต่อองค์กร การศึกษาในครั้งนี้มีวัตถุประสงค์หลัก เพื่อการลดต้นทุนและการลดปริมาณกระดาษ ในแผนกจัดซื้อ กรณีศึกษา บริษัท XXX จำกัด ในส่วนงานการจัดทำใบสั่งซื้อ (PO) จากการศึกษาปัญหาพบว่า ในแต่ละปีแผนกจัดซื้อมีอัตราการใช้กระดาษเพิ่มขึ้นเฉลี่ยร้อยละ 6.20 และมีอัตราการเพิ่มขึ้นของต้นทุนค่ากระดาษและหมึกพิมพ์เฉลี่ยร้อยละ 6.55 ซึ่งคำนวณจากฐานข้อมูลในระยะเวลา 5 ปี ตั้งแต่ พ.ศ. 2555 ถึงปี พ.ศ. 2559 ดังนั้นจึงนำระบบสำนักงานไร้เอกสาร (Paperless Office) คือ ระบบ myCRM มาเป็นเครื่องมือในการแก้ไขปัญหาในการจัดทำเอกสารใบสั่งซื้อ (PO) บนระบบอินเทอร์เน็ต และจัดเก็บลงในฐานข้อมูลที่มีความปลอดภัย ทั้งนี้ระบบสามารถส่งเอกสารเพื่อขออนุมัติแบบออนไลน์ และส่งใบสั่งซื้อ (PO) ให้แก่ผู้ขายหรือผู้ผลิต (Supplier) ผ่านทางจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (E-mail) เพื่อทำการสั่งซื้อได้ทันที การนำโปรแกรม myCRM มาทดลองใช้งานทำให้สามารถ ลดปริมาณกระดาษในการเปิดใบสั่งซื้อ (PO) ได้เฉลี่ยปีละ 99,414 แผ่น ลดต้นทุนค่ากระดาษเฉลี่ยปีละ 36,365.12 บาท ลดต้นทุนค่าหมึกพิมพ์เฉลี่ยปีละ 9,826.89 บาท รวมถึงสามารถลดปริมาณผู้อนุมัติจาก 6 คน เหลือเพียง 3 คน และลดขั้นตอนการจัดทำใบสั่งซื้อจาก 6 ขั้นตอน เหลือ 5 ขั้นตอน ส่งผลให้ระยะเวลาในการทำงานของกระบวนการจัดทำใบสั่งซื้อ (PO) ลดลงด้วย

Paperless Office is a powerful system which make a systematic work. Reduce the amount of paper in the office that results in cost. It can help to conserve the environment and promote good corporate image. This study has the purpose for cost reduction and paper reduction in the procurement order section, case study XXX Company Limited. Each year, the average paper consumption rate was increased to 6.20%, and the average cost of paper and ink were increased to 6.55%, based on a five-year database. From 2012 to 2016, the myCRM system is a paperless office solution which can produce PO documents on the internet system and its system has database security. The system can submit documents for approval online. Then, send PO order to supplier via E-mail to make purchase immediately. Reduce the amount of paper to open the purchase order is 99,414 sheets per year, reduce the average paper cost 36,365.12 baht per year, reduce the average cost of ink 9,826.89 baht per year, and reduce the number of approvals from 6 people to only 3 people. And reduce the process of order processing from 6 steps to 5 steps, resulting in a reduction in work order PO process time.