ขอบเขตและเนื้อหา : มีการประชุมทั้งหมด 8 ครั้ง ประกอบด้วยเรื่องต่างๆ ตามระเบียบวาระการประชุม ดังนี้ การแต่งตั้งคณะกรรมการจัดงานประจำปี 2541-2543 ; กิจกรรมต่างๆ ในการจัดงาน ; การแต่งตั้งคณะอนุกรรมการฝ่ายต่างๆ ได้แก่ คณะอนุกรรมการฝ่ายเลขานุการ คณะกรรมการฝ่ายต้อนรับ, คณะอนุกรรมการฝ่ายประชาสัมพันธ์และจัดเลี้ยงรับรอง,คณะอนุกรรมการฝ่ายพิธีมอบเครื่องราชอิสริยาภรณ์ การบรรยายทางวิชาการและการเสนองานวิจัย,คณะอนุกรรมการฝ่ายพิธีการ, คณะอนุกรรมการฝ่ายนิทรรศการเฉลิมพระเกียรติและคณะอนุกรรมการฝ่ายการแสดง ; ภาระงานและความคืบหน้าในการดำเนินการของคณะอนุกรรมการฝ่ายต่างๆ ; งบประมาณการดำเนินงานของแต่ละฝ่าย ; การจัดทำสูจิบัตรและบัตรเชิญ ; รายชื่อผู้มีเกียรติที่จะเชิญมาร่วมงาน ;สรุปงบประมาณรายจ่ายแต่ละปี ; การรายงานผลการดำเนินงานของคณะอนุกรรมการฝ่ายต่างๆ ; สรุปและประเมินผลการจัดงาน